Inzake: Geheime stukken
Het raadslid de heer Oudshoorn heeft op 13 januari 2015 een brief met daarin zeven vragen aan de
voorzitter van de gemeenteraad gericht.
Overeenkomstig artikel 30 van het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden
van de raad, beantwoordt het college deze vragen als volgt.
Elk nieuw kalenderjaar vervalt de beperking van openbaarheid van archieven van overheidsstukken
bij het Nationaal Archief. Dit jaar zijn de archieven uit de jaren 1939, 1984 en 1989 geopend.
De Haagse Stadspartij streeft naar openbaarheid van bestuur en hecht eraan dat enkel wanneer dat
strikt noodzakelijk is én blijft, publieke stukken geheim zijn. Zij legt met inachtneming van artikel 30 van het reglement van de orde de volgende vragen aan het college voor.
1. Is er ook een datum waarop de beperking van openbaarheid van archieven van gemeentelijke
archiefstukken vervalt? Welke systematiek wordt hierbij toegepast? Hoe en waar worden deze
stukken toegankelijk gemaakt?
Net als het Nationaal Archief is het Haags Gemeentearchief (HGA) gebonden aan de bepalingen van
de Archiefwet 1995. Dit betekent onder andere dat archiefbescheiden van de overheid (i.c. de
gemeente Den Haag) die niet voor vernietiging in aanmerking komen, en ouder zijn dan twintig jaar
overgebracht moeten worden naar een archiefbewaarplaats (i.c. het HGA). Met deze overbrenging
worden de archiefbescheiden openbaar. Bij de overbrenging kunnen voor een bepaalde termijn
beperkingen aan de openbaarheid worden gesteld met het oog op:
– de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
– het belang van de Staat of zijn bondgenoten;
– het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken
natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden.
Deze beperkingen hebben geen betrekking op archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 jaar.
In de praktijk van de gemeente betekent dit over het algemeen enkele beperkingen op grond van
privacyoverwegingen (bijvoorbeeld het personeelsdossier van een oud-directeur van een
gemeentelijke dienst). Elk jaar worden archiefbescheiden openbaar, omdat de termijn van de
beperking verstreken is. Dit wordt aangegeven in de on-line-toegang op het betreffende archief.
De stukken kunnen dan ingezien worden op de studiezaal van het HGA of, na verzoek, gedigitaliseerd
via de website.
Naast de openbaarheid van archieven speelt ook de openbaarheid van stukken die de gemeenteraad
in eerste instantie onder oplegging van geheimhouding krijgt. Een deel daarvan gebeurt onder
oplegging van geheimhouding door het college. Daarover de volgende vragen:
2. Is er een overzicht van “publicatie” datum en onderwerp van alle nog geheime stukken waarop
door het college geheimhouding is opgelegd? Zo ja, kan dat overzicht aan de raad verstuurd
worden?
Op de besluitenlijsten van de collegevergaderingen staat vermeld of geheimhouding is opgelegd, deze
besluitenlijsten zijn openbaar (http://www.denhaag.nl/home/bewoners/to/Besluitenlijsten-collegeburgemeester-en-wethouders.htm).
Overigens betracht het college in het opleggen van geheimhouding terughoudendheid en hanteert voor
alle bestuurlijke stukken het uitgangspunt ‘openbaar, tenzij’. Dat wil zeggen dat alle stukken openbaar
zijn, tenzij een geheimhoudingsgrond van de Wet openbaarheid van bestuur zich daartegen verzet.
Deze beperking van openbaarheid kan zowel door het college als de gemeenteraad worden opgelegd
op grond van de gemeentewet (respectievelijk lid 55 en 25) en blijft van kracht zo lang de
geheimhoudingsgronden aan de orde zijn. Geheimhouding kan worden opgeheven middels een besluit
daartoe door het bestuursorgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd dan wel de gemeenteraad.
3. Geheime stukken hebben geen RIS nummer. Hoe worden geheime stukken
geregistreerd/genummerd?
Bestuurlijke stukken krijgen vóór besluitvorming een eigen registratienummer van de dienst. Na
besluitvorming krijgen deze stukken een RIS-nummer, bij plaatsing in het Raadsinformatiesysteem.
Indien geheimhouding is opgelegd, worden die stukken niet in het RIS opgenomen en blijven
geregistreerd onder het oorspronkelijke registratienummer van de dienst.
4. Wanneer de geheimhouding op stukken vervalt, hoe en waar worden deze stukken dan voor het
publiek toegankelijk gemaakt? Hoe wordt in de wel publieke stukken dan naar deze stukken
verwezen?
Wanneer het college de geheimhouding van een stuk opheft, wordt de besluitenlijst van de
collegevergadering aangepast waarin over het betreffende stuk is besloten. Het betreffende stuk wordt
vervolgens gepubliceerd via het RIS.
5. Wanneer is voor het laatst systematisch nagegaan welke geheime stukken nog geheim moeten
blijven?
Wanneer daar aanleiding toe bestaat, bijvoorbeeld bij een beroep op de Wob, wordt onderzocht of
besluiten in aanmerking komen voor opheffing van geheimhouding. Afgezien van de systematiek
zoals beschreven in de beantwoording van vraag 1 gebeurt dat niet systematisch. Het college zal
onderzoeken in hoeverre het mogelijk is om dit in het vervolg systematisch na te gaan.
6. Welke criteria hanteert het college wanneer ze nagaat welke stukken geheim moeten blijven?
Het college beoordeelt of het belang (of de belangen) zoals genoemd in artikel 10 van de Wet
openbaarheid van bestuur, opheffing van de geheimhouding nog steeds in de weg staat. Ook hier geldt
het uitgangspunt: ‘openbaar, tenzij’.
7. Wil het college onderzoeken of het mogelijk is bij het opleggen van geheimhouding van stukken
ook al vooraf een vervaldatum of vervalmoment (bijvoorbeeld eind project) te bepalen?
Zie antwoord op vraag 5: het college zal hiertoe de procedure rond bestuurlijke stukken aanpassen.
Het college van burgemeester en wethouders,
de secretaris, de burgemeester,
mw. A.W.H. Bertram J.J. van Aartsen